Arbeitnehmende können vieles rund um ihre Berufstätigkeit von der Steuer absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt zwar bei jedem Angestellten eine Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.230 Euro automatisch pro Jahr, aber häufig kann diese durch einzelne größere Steuerposten, wie tägliches Homeoffice, einen Arbeitsweg von mehr als 20 Kilometern, eine teure Fortbildung oder einen beruflich veranlassten Umzug überschritten werden. Wer seine Ausgaben gegenüber dem Finanzamt nicht geltend macht, verzichtet in diesen Fällen auf eine Steuererstattung, welche durchschnittlich 1.095 Euro beträgt.
1. Entfernungspauschale
Für den Weg zur Arbeit gibt es unabhängig vom Verkehrsmittel für die ersten 20 Kilometer jeweils 30 Cent, für jeden weiteren Kilometer 38 Cent. Es wird allerdings nur die einfache Strecke, also die Hinfahrt gezählt. Das Kilometergeld wird mit der Anzahl der Arbeitstage multipliziert. Bei mehr als 20 Kilometern einfachen Arbeitsweg ist die Werbungskostenpauschale bereits überschritten und es ist mit einer Steuererstattung zu rechnen. Bsp.: 210 Arbeitstage x 20 km x 0,30 Euro ergibt 1.260 Euro.
2. Homeoffice-Pauschale
Wer von zu Hause aus arbeitet, kann die Pauschale fürs Homeoffice unabhängig vom Bestehen eines Arbeitszimmers nutzen. Sie beträgt sechs Euro pro Arbeitstag. Es werden maximal 210 Tage anerkannt. Wird die Höchstzahl an Arbeitstagen erreicht, ist die Werbungskostenpauschale schon um 30 Euro überschritten. Lehrer zum Beispiel können sowohl die Entfernungs- als auch die Homeoffice-Pauschale für ein und denselben Tag nutzen, wenn sie vormittags in der Schule und nachmittags von zu Hause aus arbeiten.
3. Fortbildung und Dienstreisen
Neben den Seminargebühren für die Fortbildung können Fahr-, Park- und bei Bedarf Verpflegungs- und Übernachtungskosten angesetzt werden. Für die An- und Abreise sind 30 Cent je gefahrenem Kilometer absetzbar. Für Übernachtungskosten ist zwingend eine Hotelrechnung erforderlich. Ausgaben für die Verpflegung können nur pauschal geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sind das 14 Euro, bei 24 Stunden Abwesenheit 28 Euro. Absetzen ist natürlich nur möglich, wenn die Verpflegung nicht vom Seminarbetreiber gestellt oder vom Arbeitgeber übernommen wurde.
4. Arbeitsmittel und Möbel
Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden, können in voller Höhe abgeschrieben werden. Typische Arbeitsmittel sind Aktentaschen, Fachbücher, Büromaterial, aber auch PC, Monitor, Drucker, Notebook oder Handy. Sofern ein einzelner Gegenstand inklusive Mehrwertsteuer mehr als 952 Euro kostet, ist dieser über mehrere Jahre abzuschreiben. Ansonsten wird die volle Summe für das Jahr des Kaufs berücksichtigt. Auch die Ausstattung eines anerkannten Arbeitszimmers, wie Schreibtisch, Bürostuhl, Regal und Schreibtischlampe zählt hier dazu.
5. Internet und Telefonie
Ob im Homeoffice oder beruflich laufend unterwegs, die Kosten für Telefongespräche können auf verschiedene Arten geltend gemacht werden. Entweder werden sie mit 20 Prozent der Telefonrechnung, allerdings begrenzt auf 20 Euro monatlich, einfach abgesetzt. Oder aufwendiger anhand von Einzelgesprächsnachweisen, wenn die berufliche Nutzung darüber liegt. Alternativ ist eine Schätzung durch eine dreimonatige Aufzeichnung und eine anschließende Hochrechnung aufs Jahr zulässig.
6. Arbeitszimmer
Stellt das berufliche Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt im Job dar, sind die tatsächlichen Aufwendungen uneingeschränkt absetzbar. Anzusetzen sind jeweils anteilig Miete, Darlehenszinsen, Energie- und Nebenkosten, Grundsteuer und Gebäudeversicherung. Alternativ kann für das Jahr 2023 eine Pauschale von 105 Euro für jeden Monat, in dem es Tätigkeitsmittelpunkt war, geltend gemacht werden. Dafür müssen die allgemeinen Voraussetzungen für ein berufliches Arbeitszimmer aber erfüllt sein: Es muss sich um einen separaten Raum handeln, der ausschließlich beruflich eingerichtet ist. Ein Gästebett oder Fernseher haben darin nichts zu suchen.
7. Berufsbedingte Umzugskosten
Wer aufgrund eines Jobwechsels oder einer Versetzung umzieht oder in die Nähe seines Arbeitsgebers mit mindestens einer Stunde täglicher Fahrtzeitersparnis zieht, kann die Kosten umfassend absetzen. Die abzugsfähigen Ausgaben umfassen ein Umzugsunternehmen, ein gemietetes Transportfahrzeug, doppelte Mietzahlungen (für eine Zeit lang) und Fahrten zur Wohnungsbesichtigung oder Treffen mit dem Vermieter oder Makler. Hierfür sind Rechnungen zu sammeln. Andere Ausgaben, wie Trinkgelder oder Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, werden mit Umzugskostenpauschalen abgegolten.
8. Arbeitskleidung
Berufstypische Kleidung, die nicht privat genutzt werden kann, lässt das Finanzamt zu. Darunter fallen Uniformen, Schutzbekleidungen, Arbeitskittel oder Blaumänner beispielsweise. Aber nicht nur die Anschaffungs-, sondern auch Reinigungskosten können geltend gemacht werden. Für das Waschen, Trocknen und Bügeln zu Hause gibt es Pauschbeträge von Verbraucherverbänden, die herangezogen werden sollten. Diese Pauschalen werden mit der Wäschemenge multipliziert. Viele Finanzämter akzeptieren jährlich 110 Euro ohne Nachweise, wenn unstrittig Kosten für Arbeitskleidung oder deren Reinigung anfallen.
9. Bewerbungskosten
Ausgaben für die Suche nach einem Arbeitgeber lassen sich absetzen. Auch, wenn sie erfolglos war. Für Online-Bewerbungen dürfen nach einer Schätzung des Finanzgerichts Köln 2,50 Euro, für klassische Bewerbungsmappen 9 Euro angegeben werden. Allerdings besteht kein Anspruch auf diese Beträge und das Finanzamt kann genauer nachfragen. Darüber hinaus können Ausgaben für Bewerbungsratgeber, gebührenpflichtige Inserate, XING Projobs, LinkedIn Career, Bewerbungscoaching und professionelle Bewerbungsfotos anhand von Rechnungen eingereicht werden. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch, können Fahrtkosten, Parkgebühren und Verpflegungspauschalen entsprechend einer Dienstreise geltend gemacht werden.
10. Versicherungen und Mitgliedschaften
Alle Arten von Versicherungen, die mit dem Beruf verbundene Risiken abdecken, gehören zu den Werbungskosten. Hierzu zählen eine Berufshaftpflicht-, Berufsunfall- oder Arbeitsrechtschutzversicherung. Da letztere oftmals in einem Rechtschutzpaket angeboten wird, ist der berufliche Anteil herauszurechnen. Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften erhöhen die Werbungskosten und damit eine mögliche Steuererstattung ebenfalls.
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