Die Projekt Fokus KG aus Heidelberg hat sich auf die Erstellung von Kurs- und Seminarsoftwarelösungen spezialisiert. Unternehmen, die Kurse und Seminare anbieten, profitieren durch die onlinebasierten Portale von einem deutlich reduzierten Verwaltungsaufwand. Um die steigende Zahl von Aufträgen im Bereich Softwareentwicklung zu bewältigen, entschied sich Wolfram Rohlfing, Prokurist und Chief Technology Officer bei Projekt Fokus, die Programmierung der einzelnen Webportale an indische Entwickler auszulagern. Bei der Abwicklung setzt der Heidelberger Softwarehersteller auf das Outsourcing-Know-how der BEO GmbH. Unter der Marke India4IT bietet der Endinger Softwarehersteller maßgeschneiderte Outsourcing-Dienstleistungen an. Diese reichen vom Rekrutierungsprozess über die Bereitstellung von Arbeitsplätzen bis hin zur Abwicklung der Vertragsgestaltung. Die Ergebnisse des Outsourcings: eine flexiblere Projektsteuerung, die Bewältigung eines größeren Projektvolumens sowie eine deutliche Zeitersparnis.
Heute kann fast alles mit nur wenigen Klicks über das Internet gebucht und bestellt werden. Das gilt auch für Kurse und Seminare. Seit 2010 stellt die Projekt Fokus KG die individuell modifizierbare Seminar- und Kursverwaltungs-Softwarelösung k:3 her. Mit ihrer Hilfe lassen sich Teilnehmer, Termine sowie Kursleiter und Seminarreferenten zentral über eine Plattform organisieren. Die intelligente Software bietet unterschiedliche Tools zur Umsetzung des Kurs- und Seminarangebotes auf der Website sowie eine einfache Buchung und Berechnung von Kursen und Seminaren. Zudem ist es möglich, alle Unternehmensprozesse wie Customer-Relationship-Management (CRM), Dokumentenmanagement und E-Mail-Verteilerlisten über die Plattform zu steuern. Auch die Einbindung verschiedener Schnittstellen für beispielsweise Buchhaltungs-Softwarelösungen oder diverse Weiterbildungsportale ist möglich. Abnehmer kommen vor allem aus dem öffentlichen Sektor: Sowohl Universitäten als auch Sprachschulen und Vereine setzen die Software k:3 ein. Um der sich positiv entwickelnden Auftragslage gerecht zu werden, entschied Wolfram Rohlfing, Teile seiner IT auszulagern. „Als Solo-Entwickler stößt man irgendwann an seine Grenzen. Die Programmierung im Bereich der Webportale ist sehr zeitaufwändig. Ich musste schnell Entwickler finden, um neue Aufträge annehmen zu können und um gezielt auf individuelle Kundenanforderungen einzugehen“, erklärt der Prokurist. In Deutschland sind Mitarbeiter schwer zu finden und noch schwerer zu finanzieren. Die Programmierung der Webportale nach Indien auszulagern, war für den Prokuristen daher die beste Lösung.
Projekt Fokus setzt auf India4IT
Outsourcing nach Indien erfordert neben einem professionellen Projektmanagement auch den richtigen Umgang mit kulturellen Unterschieden. Um den Anforderungen der IT-Auslagerung gerecht zu werden, vertraute Projekt Fokus auf einen Outsourcing-Dienstleister. „Ich habe bereits in Bangalore Entwicklungspartner gehabt. Die Projektkoordination war allerdings mit viel Aufwand verbunden und ich hatte keine fest zugewiesenen Mitarbeiter“, resümiert Wolfram Rohlfing die Zusammenarbeit mit dem ehemaligen Outsourcing-Partner. Heute setzt das Heidelberger Unternehmen bei der Abwicklung auf India4IT. „Grund für die Entscheidung war vor allem die selbstständige Planung und Steuerung von Entwicklerressourcen. Zudem liegt das Projektmanagement zu 100 Prozent in meiner Hand. Das ist für mich ein entscheidender Vorteil“, so der Chief Technology Officer. Die BEO GmbH hat sich mit der Marke India4IT auf das Rekrutieren indischer Fachkräfte spezialisiert und betreibt seit über 20 Jahren das Modell einer verlängerten Werkbank für Softwareentwicklung. Der eigene Technologiepark in Südindien bietet auf einer Bürofläche von über 1.000 m² Platz für mehr als 200 Arbeitsplätze. „Wir geben Unternehmen die Möglichkeit, qualifizierte Entwickler in Indien zu finden und unsere Büroräume mit modernster IT-Infrastruktur zu nutzen“, so Swen Berbett, Leiter von India4IT. „Wir stehen unseren Auftraggebern beratend zur Seite, bieten langfristige Unterstützung und vermitteln erfahrene Entwickler. Zudem übernehmen wir die arbeitsrechtliche Abwicklung inklusive der Vertragsgestaltung und bieten Arbeitsbedingungen nach westlichen Standards.“ Auf Basis der Stellenbeschreibung und der angeforderten Programmierskills von Projekt Fokus suchte India4IT am indischen Arbeitsmarkt nach geeigneten Entwicklern. Nachdem Wolfram Rohlfing anhand der Kandidatenprofile eine Auswahl unter den Bewerbern getroffen hatte, führte er die Vorstellungsgespräche persönlich über Skype. Innerhalb von sechs Wochen stellte das Unternehmen dann zwei indische Entwickler ein. „India4IT hat mich während des gesamten Rekrutierungsprozesses unterstützt. Dadurch habe ich viel Zeit gespart. Auch in schwierigen Situationen konnte ich mich auf meinen Outsourcing-Partner verlassen: Als ich mit einem Entwickler nicht hundertprozentig zufrieden war, wurde gleich nach einem neuen Mitarbeiter gesucht“, erinnert sich der Prokurist von Projekt Fokus.
Teamwork zwischen Heidelberg und Indien
Die beiden indischen Mitarbeiter von Wolfram Rohlfing programmieren am Standort Kochi kundenindividuelle Webportale. Über Remote Stations, die in Deutschland gehostet werden, haben sie Zugriff auf den Server. Die Auftragsvergabe und die Kommunikation erfolgen über Skype. Zusätzlich gibt es ein internes Aufgabentool, um die Aufgabenverteilung besser zu organisieren, die abzurechnenden Arbeitszeiten zu erfassen und die Kunden in den Entwicklungsprozess einzubinden. Da die grundlegende Erstellung der Softwarelösungen meist in kleinen Programmierzyklen erfolgt, kommuniziert Wolfram Rohlfing mehrmals täglich mit seinen indischen Mitarbeitern. „Der Einsatz indischer Fachkräfte ermöglicht mir den Sprung von einem Einmannbetrieb hin zu einem Unternehmen, das in der Lage ist, steigende Auftragszahlen und höhere inhaltliche Anforderungen umzusetzen. Ohne meine zwei neuen Mitarbeiter hätte ich die letzten beiden Großprojekte nicht annehmen können“, berichtet Wolfram Rohlfing. Auch sein eigenes Aufgabengebiet hat sich durch das Outsourcing verschoben. Der Prokurist hat mehr Zeit für Kundenkontakt und Beratungsgespräche. Des Weiteren übernimmt er überwiegend Projektmanagementaufgaben wie die Entwicklung, Kontrolle und Sicherung der Qualität der Softwarelösungen. „Die Entscheidung, die zeitintensive Programmierung der Webportale nach Indien auszulagern, habe ich nicht bereut. Sie hat mir neue Türen geöffnet und mir zum Ausbau meiner Unternehmenskapazitäten verholfen. Ich möchte meinen Entwicklerpool auch langfristig gemeinsam mit India4IT erweitern.“
BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.
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