Virtual Work bestimmt zunehmend den Manager-Alltag. Doch wie fit sind die Unternehmen wirklich, ihre virtuellen Teams auch virtuell zu managen? Ein neuer Index klärt auf.
Ein Viertel der Arbeitszeit erfolgt mit Kollegen an anderen Standorten, und mehr als 100 Millionen Menschen arbeiten außerhalb ihrer Büros. Das ist das Ergebnis einer Studie der Leuphana Universität Lüneburg. Die Folge: der direkte persönliche Kontakt geht zunehmend verloren, die Isolation innerhalb von Teams und Abteilungen nimmt zu. Den Vorteilen virtueller Teams wie Flexibilität, Agilität und Effizienz stehen zahlreiche Nachteile gegenüber: Unsicherheit, Misstrauen, und Abhängigkeit von technischen Tools sind nur einige. Da aufgrund der wirtschaftlichen und demografischen Entwicklung Virtual Work inzwischen in den meisten Unternehmen Einzug erhalten hat, gilt es, sich dieser Herausforderung zu stellen. Hier ist vor allem das Management gefragt.
Virtual Work erfordert Virtual Management
Unternehmenslenker sind gefordert, ihre Teams so zu führen, dass auch eine effiziente virtuelle Zusammenarbeit gewährleistet ist. Jedoch sind viele Organisationen noch nicht auf virtuelle Teams eingestellt. „Virtual Management stellt völlig neue Anforderungen an die Führungskräfte von heute. Sie müssen sich viel mehr zum Kommunikator, Beziehungsmanager und achtsamen Unternehmenslenker entwickeln“, stellt Wolfram Geist, Geschäftsführer der Development Group, fest.
Virtual Management Index
Um festzustellen, wie fit eine Organisation für Virtual Work ist, hat die Development Group den Virtual Management Index entwickelt. Anhand der vier Dimensionen Organisation, Kommunikation, Team Management und Coaching lässt sich auf einen Blick erfassen, an welchen Stellen es noch nachzubessern gilt, um das Unternehmen erfolgreich virtuell zu managen.
1. Organisation. Diese Dimension befasst sich mit der Transparenz und Flexibilität der Organisation, damit, wie die Aufgaben im Team verteilt, werden und ob Aufgaben und Prozesse klar definiert sind.
2. Management – Kommunikation. Hier geht es darum zu erfassen, wie der Manager kommuniziert und welche Tools im Unternehmen angeboten werden: Stehen Plattformen wie Trello, Sharepoint, Wikis etc. zur Verfügung? Gibt es auch persönlichen Austausch? Besteht Vertrauen zum Manager und untereinander? Geht der Manager aktiv auf die Teammitglieder zu?
3. Management – Team Management. Wie werden Arbeitsaufträge vergeben (schriftlich, mündlich, eindeutig, unklar)? Sind die Rollen im Team eindeutig festgelegt? Sind erwartete Standards klar definiert? Kennen die Mitarbeiter die Entscheidungswege im Unternehmen? Darum geht es in dieser Dimension.
4. Management – Coaching. Hier geht es um die Antworten auf folgende Fragen: Beherrschen die Manager die notwendigen Tools? Coachen sie die Teams? Bilden sie sich selbst kontinuierlich weiter? Werden den Mitarbeitern für ihre Aufgaben die erforderlichen Coachings angeboten?
Die Mitarbeiter bewerten jeden Punkt auf einer Skala von eins bis 10. Das Ergebnis fließt in eine Matrix ein (siehe Graphik). Pro Dimension sind maximal 10 Punkte zu vergeben. Die Punktzahl für den Gesamtbereich ergibt sich aus dem Durchschnittswert aller Dimensionen. Beispiel: Im Bereich Organisation vergibt der Mitarbeiter für jede Dimension 10 Punkte. Der Gesamtwert für „Organisation“ ist daher 10.
Die Mitarbeiter entscheiden
Die Fragen zu jedem Punkt sind einfach zu beantworten, die Matrix ist schnell ausgefüllt. Die Mitarbeiter können sich – auch anonym – äußern, wo sie die Schwachstellen in der Organisation sehen. Unternehmenslenker erfassen auf einen Blick, welche Schritte noch nötig sind, um ein effizientes virtuelles Management auf die Beine zu stellen.
„Manager müssen lernen, sich auch in ihrem Führungsverhalten an die virtuelle Arbeit anzupassen. Das erfordert viel Mut und fühlt sich erst einmal ungewohnt an. Daher ist es sinnvoll, sich für diese Phase des Umdenkens erfahrene Begleiter als Sparringspartner an die Seite zu holen“, so Wolfram Geist.
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Die DMG Development Group mit Sitz in Stuttgart hat es sich zur Aufgabe gemacht, Organisationen und speziell ihre Manager durch den Wandel zu begleiten. Mit hochqualifizierten Partnern aus Wirtschaft und Wissenschaft bietet das Unternehmen integrierte Prozess-, Organisations- und Führungskräfteentwicklung für Unternehmen in intensiven Veränderungs- und Transformationsprozessen.
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