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Ein Berliner Malerbetrieb suchte nach einer Software, um seine alte abzulösen: Die gab mit ihrer Struktur die Betriebsabläufe vor und war mit einem großen Funktionsumfang zu unübersichtlich. Man wünschte sich stattdessen Flexibilität und eine gute Bedienbarkeit. Die neue Lösung sollte außerdem anpassbar und cloudbasiert sein. Heute kann der Betrieb seine Abläufe effizienter gestalten – zur Zufriedenheit des Teams und der Kunden gleichermaßen.
Die Peter Stock Malermeister GmbH & Co. KG in Berlin ist ein Betrieb mit 25 Mitarbeitern, der auf kleinere Aufträge spezialisiert ist. Andre Klee, Maler- und Lackierermeister, hat ihn vor 16 Jahren gekauft – damals als inhabergeführt und mit einfacher Software auf DOS-Basis. Danach nutzte der Betrieb „das kleine SAP fürs Handwerk“, eine Softwarelösung mit ERP-Funktion, die komplex ist und einen großen Funktionsumfang bietet. Nun wurde die Weiterentwicklung im Bereich Handwerk gebremst und die neue Struktur und Architektur passten nicht mehr zum Betrieb: Der Denkansatz war noch in den 90er Jahren verhaftet – damit gab die Software durch ihre Art der Programmierung im Prinzip vor, wie der Betrieb zu führen ist. Andre Klee wünschte sich den gegenteiligen Ansatz: eine Software, die sich dem Betrieb anpasst und nicht andersherum. Deswegen entschied er sich für die Handwerkersoftware Das Programm – weil Geschäftsführer Gregor Müller ein offenes Ohr für die Bedürfnisse des Handwerks hat. Als Geschäftsführer war sich Andre Klee darüber im Klaren, dass der Umstieg vor etwa 1,5 Jahren wegen des geringeren Funktionsumfangs zunächst ein Rückschritt sein würde, hatte aber im Blick, dass sich die Neuorientierung innerhalb eines Jahres kürzester Zeit auszahlen würde. Denn anders als die alte Software hat das Programm das Potenzial, schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren. „Ich wusste, dass wir innerhalb eines Jahres besser dastehen würden als mit der alten Software,“ erinnert sich Klee.
Die Anforderungen
Der Geschäftsführer wünschte sich als Nachfolger der alten Lösung zum einen eine komplett cloudbasierte Software, die von unterwegs aus bedient und gesteuert werden kann. Zum anderen war es ihm wichtig, dass der Anbieter auf Veränderungswünsche der Nutzer eingeht, was den persönlichen Kontakt voraussetzt. Außerdem sollte die neue Software nicht nur auf iOS, sondern auch auf Android laufen, damit keine neuen Smartphones angeschafft werden müssen. Viele Softwareanbieter halten gerade Aufmaßfunktionen nur im Apple-Betriebssystem vor.
Das Team im Backoffice des Malerbetriebs wählte die Software selbst aus. Andre Klee: „Ich habe ein paar Anforderungen vorgegeben und die Mitarbeiter haben es mit Ihren Wünschen ergänzt, getestet und entschieden.“ Der Auswahlprozess dauerte etwa drei Monate, da er neben den alltäglich anfallenden Arbeiten erfolgte. Zwei Anbieter kamen in die Endauswahl. Sie hatten vor allem und wegen des freundlichen Teams, sowie der leichten Anwendung von „Das Programm“ ein gutes Gefühl. Vor dem Umstieg liefen das Programm und die andere Software einige Wochen parallel. Innerhalb von etwa vier Wochen war das Programm konfiguriert und angepasst. Das hätte auch schneller gehen können, doch die 25 Mann stürzten sich regelrecht darauf und entsprechend dauerte es etwas länger, bis alles in geordneten Bahnen verlief.
Verbindliche Aussagen
Der Betrieb hatte eine lange To-Do-Liste, die das Programm zum Zeitpunkt der Implementierung noch nicht erfüllte. „synatos-Geschäftsführer Gregor Müller konnte uns verbindliche Zusagen machen, was wann umgesetzt werden kann und welche Funktionen mehr Zeit brauchen,“ schildert Andre Klee. Gregor Müller stehe damit komplett und im angenehmen Gegensatz zu Vertrieblern, die dem Kunden das Blaue vom Himmel versprechen. „In Zusagen und Absagen wurden alle Vorhersagen 1:1 eingehalten.“
Anpassungen erforderten unter anderem die Abstimmung der Drucker, auch die Installation eines anderen PDF-Readers wurde notwendig. Ebenso musste für die Übergabe der Buchhaltungsdaten nachprogrammiert werden, da im Betrieb die Kundennummern gleichzeitig die Debitorennummern sind, die auf den Rechnungen erscheinen sollten. Das Aufmaß wurde angepasst und weitere Felder eingebaut, um die Bedienung vom Smartphone aus zu erleichtern. Außerdem wünschte sich Klee die Möglichkeit, Positionen zu kopieren und Standardpositionen zu hinterlegen, um schneller arbeiten zu können. Er begleitet, nach wie vor die Weiterentwicklung mit Feedback, vor allem im kaufmännischen Bereich. Die Anregungen werden nach wie vor, durch „Das Programm“ sehr gut umgesetzt.
Zur Einführung fand eine eintägige Schulung statt, um die Logik des Programms zu verstehen, der Rest ging telefonisch, auch, weil die Software überwiegend selbsterklärend ist. Der Betrieb hat 22 Lizenzen und hatte diese auch gleich für drei Jahre gekauft. Das passt auch sehr gut zusammen, da Gregor Müller und Andre Klee legen in Ihrer Unternehmensführung viel Wert auf Planungssicherheit und ein gegenseitiges Vorschussvertrauen. Heute wird das gesamte Tagesgeschäft über das Programm abgewickelt: von der Angebotserstellung, über die Kundenkommunikation, die Auftragseinsicht der Mitarbeiter vor Ort, die Abnahmeprotokolle sowie Arbeitszeiterfassung und Nachkalkulation. Auch die Materialpreise kann das Team einsehen.
Die Vorteile
Mit dem Programm spart der Betrieb nicht nur viel Papier. Durch die Ablage der Daten in der Cloud stehen sie sofort im Büro zur Verfügung – oder bei Bedarf im Linienflugzeug, wo Andre Klee die Software ebenfalls schon genutzt hat. Die Dokumentation hat sich vereinfacht, da Bilder direkt im Projekt abgelegt werden können. Die Arbeitszeit ist leichter zu erfassen und insgesamt hat sich die Übersicht verbessert. Auch die Schnelligkeit bei der Angebotserstellung hat sich erhöht – das ist besonders wichtig, da der Betrieb auf Kleinaufträge spezialisiert und im Prinzip max. 2,5 Wochen im Vorfeld mit Aufträgen ausgelastet werden möchte. Er ist darauf angewiesen, dass die Angebote schnell bearbeitet werden und die Kunden erwarten hier ja auch ein „Klick and Buy“-Erlebnis, welches ja auch am „Zahn der Zeit ist“. „Mit dem Programm kann ich Angebote bereits vor Ort beim Kunden oder auf dem Heimweg erstellen,“ schildert Andre Klee. Damit ist die Lösung ein gutes Werkzeug um Kunden zu binden, da die Zeiten der Wertschöpfung vom Angebot bis zur Ausführung und natürlich auch mit der Abrechnung sehr kurz sind. Nicht zuletzt ist das Programm leicht zu bedienen und die Masken nicht überladen.
Der Support ist gut erreichbar und es kümmert sich stets jemand um die Anlagen – Wartezeiten von zwei bis drei Wochen wie beim alten Softwareanbieter gehören der Vergangenheit an. „Es ist ein süchtig machendes Programm,“ fasst Andre Klee zusammen. Er ist sehr zufrieden.
Die Sichtbarkeit der App wäre auf Tablets besser als auf Kleingeräten wie Smartphones. Seine Mitarbeiter wollen jedoch nur mit einem Gerät am Termine mitnehmen und somit gibt es hier noch etwas Entwicklungspotential. Andre Klee wünscht sich nur noch eine Schnittstelle direkt zur Datev Lohnbuchhaltung, ist sich aber darüber im Klaren, dass dies sicher frühestens in einem Jahr implementiert werden kann.
Fazit
Mit der cloudbasierten Handwerkersoftware kann der Betrieb die Auftragsabwicklung flexibel und ortsunabhängig gestalten. Informationen liegen sofort an den richtigen Stellen vor, was die Abläufe beschleunigt. Die Bedienermaske ist sehr übersichtlich und weniger ist tatsächlich mehr. Gerade im Geschäft mit kleinen Aufträgen können die Kunden so schneller zu ihrer Zufriedenheit bedient werden. Auch die Mitarbeiter arbeiten gern mit der Software.
Die synatos GmbH wurde 2016 gegründet. Ihre Handwerker-App „das Programm“, eine webbasierte all-in-one Lösung, um das Geschäft digital zu steuern, wurde seit 2019 in Zusammenarbeit mit Handwerkern programmiert. So wurde strikt anwenderzentrisch entwickelt, so dass Feedback aus der Praxis schnell umgesetzt wurde und sichergestellt ist, dass Themenstellungen der Betriebe und neue Entwicklungen direkt integriert werden können. Sechs Monate lief das Tool im Probebetrieb und ist seit 2020 im Einsatz. Heute wird „das Programm“ von knapp 3500 Nutzern verschiedener Betriebe eingesetzt – die größten davon mit rund 70 Mitarbeitern in Deutschland, Luxemburg, Österreich und der Schweiz. Es wird ausgerichtet an den Bedarfen des Marktes stets weiterentwickelt. Das Handwerk kann nun seiner eigentlichen Arbeit nachgehen, während die Verwaltung durch das Programm verschlankt, geglättet und optimiert wird. Handwerksbetrieben steht damit modernste IT-Technologie zur Verfügung, ohne eine eigene IT-Abteilung oder Entwickler beschäftigen zu müssen. Die synatos GmbH setzt zudem auf Transparenz, so kann das Programm kostenlos und unverbindlich 14 Tage getestet werden.
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