Digitale Belegbuchführung spart Kosten, räumliche Kapazitäten und Zeit
Essen, 07. Juni 2017***** Alle Welt spricht von Digitalisierung und keiner macht mit. Dies ist der derzeitige Stand der Digitalisierung in Deutschland. Deutsche Unternehmer tun sich in diesem Bereich sehr schwer und das, obwohl die Digitalisierung insbesondere im Verwaltungsbereich langsam Fahrt aufnimmt. Die Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, hat jetzt darauf reagiert und bietet ihren Mandanten die Möglichkeit, auf das postalische Versenden oder persönliche Einreichen von Buchhaltungsbelegen zu verzichten und die Finanzbuchhaltung mit ihr digital abzuwickeln.
Für Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, ergibt sich daraus auch noch ein zusätzlicher Vorteil für die Mandanten: „Sie müssen die Original-Belege nicht mehr sammeln und 10 Jahre aufbewahren. Das spart Zeit, räumliche Kapazitäten und reduziert Kosten.“
Die Essener Steuerberatungskanzlei hat bereits im vergangenen Jahr wiederholt darauf hingewiesen, dass es seit Einführung der GoBD zum 1. Januar 2016 seitens der Gesetzgebung die Auflage gibt, die buchhaltungsrelevanten Belege innerhalb von 10 Tagen nach Eingang im Unternehmen dokumentensicher und unabänderbar aufzuzeichnen.
Bei einer digitalen Belegbuchführung wird diese Auflage des Gesetzgebers, die in vielen Fällen bisher unbeachtet geblieben ist, ebenfalls befolgt. Dies ist unbedingte Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung nach derzeitiger Gesetzgebung.
„In den nächsten Jahren ist damit zu rechnen, dass gerade diese Vorschrift auch von den Betriebsprüfern intensiv überprüft wird. Denn das Nichteinhalten der dokumentensichereren Aufzeichnungspflichten kann zu hohen Mehrergebnissen bei einer Betriebsprüfung führen. Obwohl belegmäßig eigentlich alles O.K. ist, kann der Betriebsprüfer Zuschätzungen vornehmen, nur weil die vorgenannten Formalien nicht beachtet wurden“, warnt Steuerberater Roland Franz.
Nachfolgend werden die Vorteile der digitalen Belegbuchführung gegenüber der klassischen Buchführung dargestellt und darüber hinaus die Voraussetzungen zur Durchführung der digitalen Buchführung erläutert.
Vorteile gegenüber der klassischen Buchführung
-Ihre Belege werden unter Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) digitalisiert und archiviert.
-Sie müssen keine Finanzbuchhaltungsbelege im Original einreichen.
-Schutz vor einer möglichen Beschädigung der Originalbelege.
-Die digitalen Belege werden mit der Finanzbuchhaltung verbunden.
-Sofern ein Beleg gesucht wird, kann dieser schneller gefunden werden.
-Belege, die im Laufe der Zeit verblassen, können auf diese Weise dauerhaft sichtbar angezeigt werden (Thermopapier).
Voraussetzung zur Durchführung der digitalen Belegbuchführung
-Wir benötigen Ihre Belege in digitalisierter Form:
-als Bilddatei, vorzugsweise im TIFF-Format; dies ist das am besten geeignete Format zur Be- und Verarbeitung,
-alternativ können Sie die Belege als PDF-Datei einreichen.
-Jeder Beleg, z.B. eine Rechnung, muss in einer separaten Datei gespeichert sein. So ist beispielsweise eine PDF-Datei, die mehrere, verschiedene Rechnungen enthält, nicht für die digitale Belegbuchhaltung verwendbar.
-Eine ausreichende Beschriftung der Dateien wäre für die weitere Bearbeitung von Vorteil.
-Sortieren Sie die digitalen Belege vorzugsweise in der gleichen Reihenfolge wie die Papierbelege zuvor.
-Die Dateien können Sie uns wahlweise per E-Mail oder auf einem Speichermedium (z.B. USB-Stick, CD etc.) zusenden bzw. einreichen.
Hinweis: Bei mehreren Dateien empfiehlt es sich, die Dateien vor Versendung in einem komprimierten Ordner, vorzugsweise ZIP, zu speichern. Dies erleichtert vor allem den Versand der Dateien per E-Mail.
Die technischen Voraussetzungen für die digitale Belegbuchführung sind relativ gering, ein leistungsstarker Scanner kostet mittlerweile nicht mehr so viel wie noch vor 5 Jahren und alle Firmen verfügen mittlerweile über entsprechende IT-Hardware und Internet-Anschluss. Somit steht einer Umstellung von der klassischen Buchführung zur digitalen Belegbuchführung nichts mehr im Wege.
„Wem dies trotzdem zu technisch ist, kann uns mit der Digitalisierung seiner Buchhaltungsbelege beauftragen, zumindest die Belegablage in Ihrem Büro (10 Jahre Aufbewahrungsverpflichtung) entfällt. Für die generelle Umsetzung von der klassischen Buchführung zur digitalen Belegbuchführung benötigen wir ca. 6 Monate, dann ist alles entsprechend eingerichtet, umorganisiert und nach dem Probelauf kann man sich in der digitalen Welt bewegen“, bietet Steuerberater Roland Franz den Mandanten Hilfe bei der Organisation und der Durchführung der entsprechenden Umstellung an.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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