Automatisierung für mehr Effizienz im Einkauf
KEBA, der internationale Technologieexperte für Automatisierungslösungen mit Hauptsitz in Linz, Österreich, erwirtschaftet 80 % seines Umsatzes im Ausland. Bei dem von KEBA eingeschlagenen Wachstumskurs und der geplanten Erschließung neuer Märkte bleibt für den Einkauf keine Zeit, Auftragsbestätigungen und Fristen manuell nachzugehen. Bei 40.000 Bestellpositionen im Jahr ergibt das rund 70.000 Auftragsbestätigungen. Die Prozesskosten waren enorm. Um weiterhin ma Keba rktfähig zu bleiben entschied sich KEBA für die Zusammenarbeit mit Lösungspartner POOL4TOOL mit seiner gleichnamigen „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform. Die Ziele waren schlankere Abläufe, kürzere Durchlaufzeiten und die Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses – von der Registrierung neuer Lieferanten über die Angebotsanfrage und die Bestellung bis zur Lieferantenbewertung – in POOL4TOOL. Das führende ERP-System bleibt unverändert SAP. Bei dem 3. BMÖ-Expertendialog am 25. Januar 2016 in Wien stellten die beiden Projektpartner das gemeinsame Projekt vor und verrieten ihre Best Practice-Erfahrungen.
Schneller Return-on-Investment
KEBA startete mit dem Modul POM (Purchase Order Management) zur Automatisierung der Bestell- und Auftragsbestätigungsprozesse. „Unser erster Meilenstein war POM, da wir hier aufgrund der großen Anzahl an Transaktionen rasch den größten ROI erzielen konnten“, erklärt Michael Bodingbauer, Head of Strategic Purchasing Manager, KEBA AG. Früher wurden bei KEBA 100 % der Auftragsbestätigungen händisch kontrolliert und bearbeitet, wobei über 90 % der Belege „umsonst“ kontrolliert wurden, da sie keine Abweichungen aufwiesen. „Die elektronische Erfassung über POOL4TOOL spart Prozesskosten und gibt uns den wirtschaftlichen Freiraum für die Einführung weiterer Module“, freut sich der Einkaufsleiter.
Das SRM-Portal ist heute die zentrale Kommunikationsplattform zwischen KEBA und seinen Lieferanten. Für rund 5.000 Bestellpositionen pro Jahr nutzt KEBA heute POOL4TOOL eProcurement und deckt den gesamten Procure-to-Pay-Prozess elektronisch ab. Durch die Bereitstellung von internen und externen Katalogen wird das Bestell- und Genehmigungsverfahren für Nicht-Serienmaterial und Investitionen beschleunigt. Heute benötigen Anforderungen bis zu einer Wertgrenze von 50 Euro nur eine Minute, bis sie beim Lieferanten landen. Früher hat dies oft mehrere Tage gedauert. Flexible Workflows steuern hier die erforderlichen Genehmigungsprozesse und binden alle relevanten Abteilungen in den Prozess ein. Das Anfragen und das Einholen von Angeboten wickelt KEBA über das RFQ-Modul ab. Der standardisierte Ablauf stellt sicher, dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Anfrageprozess gegeben ist. KEBA verbessert seine Verhandlungsposition, da mehr Angebote in der gleichen Zeit eingeholt und bewertet werden können. Insgesamt erzielt KEBA neben der kurzfristigen Kostensenkung auch eine nachhaltige Wertsteigerung, da sich die Einkäufer heute mehr um die strategische Themen kümmern können.
Mehr über das Erfolgsprojekt erfahren
Über POOL4TOOL: Die POOL4TOOL AG ist mit Standorten in Europa, Amerika und Asien und über 250 Kunden globaler Marktführer für elektronische Prozessoptimierung im \\\\\\\“direct procurement\\\\\\\“. Die weltweit einzige \\\\\\\“All-in-One Supply Collaboration\\\\\\\“-Plattform vereint alle Prozesse von der Produktentstehung über den strategischen Einkauf (Sourcing), das Lieferantenmanagement (SRM), die indirekte Beschaffung (Procurement), das Supply Chain Management (SCM) bis hin zum Qualitätsmanagement in einer workflowbasierten Lösung. POOL4TOOL bietet Best Practice aus Erfolgsprojekten mit Weltmarktführern der Branchen Automotive, Maschinen-und Anlagenbau, Serienfertigung und Medizintechnik sowie ein einzigartiges Lieferantennetzwerk mit über 300.000 angebundenen Unternehmen.
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