Die meisten Angestellten hatten in der Vergangenheit keine Möglichkeit, ihr Arbeitszimmer oder angefallene Ausgaben für das Homeoffice abzusetzen. Die Regeln waren streng und nur auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt. Im Jahr 2020 hat sich das geändert. Corona hat nicht nur die beruflichen Gewohnheiten verändert, sondern auch die steuerrechtlichen Möglichkeiten. Zum Schutz der Mitarbeiter und zur Eindämmung der Virus-Infektion hat die Bundesregierung die Unternehmen angehalten, ihren Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen, wo immer es möglich ist. Viele Mitarbeiter waren darauf aber nicht vorbereitet und haben gar kein Arbeitszimmer. Die Lohnsteuerhilfe Bayern (Lohi) zeigt auf, welche steuerlichen Konstellationen derzeit möglich sind.
Arbeiten in einer Arbeitsecke
Wenn kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht und die Arbeit im Wohnzimmer, in der Küche oder im Schlafzimmer verrichtet wird, kann mit der Steuererklärung kein Arbeitszimmer geltend gemacht werden. Für diesen Fall wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Anstatt konkreter Ausgaben werden 5 Euro pauschal pro Arbeitstag angesetzt. Leider ist die Homeoffice-Pauschale auf 120 Arbeitstage im Jahr, also 600 Euro, begrenzt. Zudem fällt sie unter die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro. Sie macht sich als Steuervergünstigung somit erst bemerkbar, wenn noch weitere Werbungskosten vorliegen und die Tausend-Euro-Grenze überschritten wird.
Das voll absetzbare Arbeitszimmer
Ist ein eigenständiger Raum als Arbeitszimmer vorhanden und entsprechend eingerichtet, erfordert ein vollständiger Steuerabzug, dass dieses den Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Das trifft zu, wenn überwiegend von zu Hause aus gearbeitet wird und nur gelegentliche Besuche in der Firma erfolgen. Falls das nicht schon immer so war, sondern erst durch Corona eingetreten ist, ist es sinnvoll, sich vom Arbeitgeber die Arbeitstage zu Hause zu bescheinigen lassen. Voller Abzug bedeutet, dass die Kosten für das Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe abgesetzt werden können. Dazu zählt eine Renovierung des Raums, wie die Wände streichen, einen neuen Boden verlegen und die Ausstattung mit Sichtschutzvorhängen oder Sonnenjalousien.
Alle Kosten, die nur anteilig entstanden sind, müssen aufgeteilt werden. Das betrifft die Mietzahlungen, die Schuldzinsen für das Eigenheim und dessen Abschreibung sowie die Verbrauchskosten wie Heizung, Strom und Wasser. Diese Ausgaben werden entsprechend der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche für den steuerlichen Abzug erfasst. Selbiges gilt für die Grundsteuer, Müllabfuhr, Kaminkehrer sowie Gebäude- und Hausratversicherungen, also alle Wohnnebenkosten.
Beschränkter Abzug des Arbeitszimmers
Ist die Firma der Dreh- und Angelpunkt des Berufs und nicht das Homeoffice, bedeutet das noch nicht das steuerliche Aus. Steht – wenn auch nur vorübergehend – kein Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung, so lassen sich immerhin bis zu 1.250 Euro als Werbungskosten absetzen. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber die Mitarbeiter während des Lockdowns angewiesen hat, von zu Hause aus zu arbeiten. Hier wird ebenfalls ein eigener Raum als Arbeitszimmer vorausgesetzt.
Beim beschränkten Abzug können dieselben Kosten wie beim vollständigen Abzug für die Steuererklärung herangezogen werden, nur dass die Höhe auf 1.250 Euro begrenzt ist. Dieser Höchstbetrag muss nicht auf einzelne Monate umgelegt werden. Wenn die Ausgaben entsprechend hoch waren, lässt sich diese Summe für eine ganz kurze Zeit im Homeoffice voll ausschöpfen. Ausgaben für die Büroeinrichtung, also Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Lampe und Ablageregal zählen übrigens zu den Arbeitsmitteln und werden nicht in die 1.250-Euro-Grenze eingerechnet.
Unterjährige Corona-Turbulenzen
Der berufliche Mittelpunkt kann sich innerhalb eines Jahres mehrmals verschieben. Eine Lehrerin zum Beispiel kann ihr Arbeitszimmer in normalen Zeiten mit Präsenzunterricht beschränkt absetzen, da die Schule den beruflichen Schwerpunkt darstellt, sie nachmittags aber keinen Arbeitsplatz in der Schule zur Verfügung hat. Wurde wegen Corona in den Distanzunterricht gewechselt, kann sie vorübergehend das Arbeitszimmer vollständig absetzen, da sie für diesen Zeitraum zu hundert Prozent von zu Hause aus ihrer beruflichen Tätigkeit nachgeht. In der Steuererklärung muss sie monatsweise unterscheiden und die Zeiten der beschränkten und der vollständigen Abziehbarkeit getrennt aufführen. Wäre die Homeoffice-Pauschale vorteilhafter, weil nur geringe Kosten entstanden sind, kann diese stattdessen angesetzt werden. Der Steuerzahler darf die für ihn günstigere Variante auswählen.
Arbeitsmittel sind grundsätzlich absetzbar
Ganz egal, ob ein Arbeitszimmer vorliegt oder nicht, technische Geräte, die für die Arbeit zu Hause benötigt werden, sind immer als Werbungskosten absetzbar. Werden Laptop, Monitor, Drucker, Headset und Handy beispielsweise fast ausschließlich beruflich genutzt, sind sie voll absetzbar. Während ein neu angeschafftes Smartphone mit einem Kaufpreis über 800 Euro netto über fünf Jahre abgeschrieben werden muss, dürfen PCs und fast alles, was dazugehört, neuerdings sofort für das Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.
Auch Büromöbel, die für das Arbeitszimmer oder die Arbeitsecke angeschafft wurden, dürfen zusätzlich zu den Kosten des Arbeitszimmers abgezogen werden. Bis zu einem Kaufpreis von 800 Euro sind diese auf einmal abziehbar. Liegen die Anschaffungskosten darüber, müssen sie über dreizehn Jahre verteilt abgeschrieben werden.
Bei einer gemischten Nutzung, d.h. privaten Verwendung in größerem Umfang, müssen die Kosten entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil prozentual aufgeteilt werden. Nur der berufliche Anteil ist absetzbar. Ohne Nachweise werden bei einer glaubwürdigen Argumentation in der Regel die Hälfte der Kosten anerkannt. Wer mehr absetzen möchte, muss Nachweise erbringen.
Internet und Telefon im Homeoffice
Die Gebühren für Internet, Festnetz und Handy können für die Zeit des Homeoffice mit 20 Prozent der Gesamtkosten pauschal angesetzt werden. Der Höchstbetrag liegt bei 20 Euro pro Monat. So sind immerhin bis zu 240 im Jahr vom Fiskus zu holen. Um den Maximalbetrag auszuschöpfen, muss die monatliche Rechnung für Telefonie und Internetnutzung aber mindestens hundert Euro betragen. Diese pauschale Vorgehensweise spart Zeit. Denn die genaue Ermittlung des beruflichen Anteils, z.B. anhand von Telefonprotokollen, und das Erbringen von Einzelnachweisen entfallen somit. Natürlich können stattdessen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen und geltend gemacht werden.
Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in über 300 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit nahezu 700.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.
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