Reisekosten effizient und compliance-konform abrechnen
Leverkusen / Frankfurt a.M., 13. Juni 2017: Die TROPPER DATA SERVICE AG und die Travel Management Consulting GmbH, kurz TMC, sind ab sofort Partner. Mit dieser Kooperation decken beide Unternehmen gemeinsam das komplette Aufgabenspektrum bei Reisekostenabrechnungen ab. TMC übernimmt die Beratung und Implementierung geeigneter Abrechnungslösungen. Dazu ergänzend bereitet TROPPER sämtliche bei einer Dienstreise anfallenden Belege auf, digitalisiert und übernimmt auch die Qualitätssicherung. Unternehmen profitieren von nahtlosen Abrechnungsprozessen bei geringerem Arbeitsaufwand und reduziertem Ablagebedarf für Reisekostenbelege.
Insbesondere bei großen, international aufgestellten Unternehmen fallen zahlreiche Reisekostenabrechnungen an, die möglichst zeitnah verarbeitet werden sollen. Mit der Einführung einer darauf spezialisierten Software, wie beispielsweise Amadeus cytric, Concur oder KDS werden Prozesse automatisiert und manuelle Aufwände reduziert. TMC, als Partner für nachhaltige End-to-End-Lösungen im Bereich Travel & Expenses, unterstützt bei der Software-Auswahl, dem Projektmanagement und bei der Implementierung. „Moderne Systeme beinhalten eine App, über die der Mitarbeiter seine Belege abfotografiert und sie kategorisiert. Diese abgelichteten Images gelangen dann über einen Synchronisationsmechanismus in das System“, erläutert Michael Müller, Geschäftsführer von TMC. Nach der Reise startet der Mitarbeiter den Freigabeprozess und der Vorgesetzte kann dann die Reisekostenabrechnung inklusive aller Belege einsehen.
Finanzämter erkennen laut GoBD elektronische Belege nur an, wenn sie maschinell auswertbar sind. Da dies bei abfotografierten Quittungen, Rechnungen usw. nicht ohne Weiteres möglich ist, müssen sie noch einmal gescannt und dann auch archiviert werden. TROPPER hat bereits zahlreiche Reisekostenbelege im Rahmen unterschiedlicher Projekte realisiert. Claudia Stadtmueller, Account Managerin bei TROPPER, erläutert: „Busfahrscheine, Taxiquittungen, Hotelrechnungen usw. – Reisekostenbelege sind unterschiedlich groß. Deshalb ist vor allen Dingen die Aufbereitung der Belege zeitaufwendig. Oft kommt es auch vor, dass wir Thermorechnungen erhalten, die verblichen sind. Über entsprechende Algorithmen und Filtereinstellungen in unserer Scansoftware können wir diese wieder lesbar machen.“
Der Dokumenten- und Scandienstleister erhält je nach Kundenanforderung die Reisekostenbelege über ein spezielles Postfach oder holt sie vom Kunden in gesicherten Transportbehältern ab. Es folgt die scangerechte Aufbereitung. Kleinere Belege, wie beispielsweise Fahrausweise öffentlicher Verkehrsmittel oder Taxiquittungen werden auf DIN-A4-Papier aufgeklebt. Es folgen die Digitalisierung und Konvertierung in dem vom Kunden gewünschten Format. Wahlweise werden die Dokumente mit OCR versehen, so dass sie volltextdurchsuchbar sind. Abschließend bewahrt TROPPER die Belege über einen vereinbarten Zeitraum auf, um sie dann datenschutzkonform zu vernichten oder an den Kunden zurückzusenden.
Es sind aber auch andere Szenarien denkbar. So kann TROPPER sämtliche Reisekostenbelege in regelmäßigen Abständen beim Kunden abholen, um sie dann zu digitalisieren oder die Mitarbeiter schicken sie direkt an den Dienstleister. Hierzu ist die Reisekostenabrechnung bereits im System angelegt. TROPPER erhält diese mit den dazugehörigen Belegen. Diese werden dann digitalisiert und über einen Barcode, der sich auf der Reisekostenabrechnung befindet, mit dieser verbunden. Dabei prüfen die Mitarbeiter bei TROPPER, ob alle Belege gemäß des ausgefüllten Reisekostenformulars vorhanden sind und dass diese im Original eingereicht wurden. „Wenn Belege fehlen oder wir nur Kopien davon erhalten, dann benachrichtigen wir den Mitarbeiter bzw. das Unternehmen“, sagt Claudia Stadtmueller. Erst wenn sämtliche Belege im Original vorhanden und digitalisiert sind, gelangen die Reisekostenunterlagen in das System und der Freigabeprozess wird angestoßen.
„Da Unternehmen unterschiedliche Herangehensweisen bei der Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen haben, bieten wir vielfältige Szenarien ab“, fasst Claudia Stadtmueller zusammen. „Mit TMC an unserer Seite haben wir einen Partner und können Unternehmen auch dahingehend beraten, wie sie ihre Prozesse in diesem Bereich optimieren können.“ Michael Müller ergänzt: „Unsere Erfahrung zeigt, dass häufig bei global aufgestellten Unternehmen je nach Region unterschiedliche Herangehensweisen anzutreffen sind. Hier erarbeiten wir mit unseren Kunden globale Prozesse und zeigen Effizienzvorteile auf. Mit TROPPER haben wir dabei einen Scandienstleister an unserer Seite, bei dem wir wissen, dass die Reisekostenbelege zuverlässig in einer hohen Qualität aufbereitet sind.“
Über die Travel Management Consulting GmbH:
Die Travel Management Consulting GmbH, kurz TMC, ist Spezialist für Reisekosten- und Reisebuchungsmanagement. Sie wurde 2016 als ein Tochterunternehmen der Job@ctive GmbH und der HTM Projektmanagement UG gegründet und hat ihren Hauptsitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Auswahl eines geeigneten Tools für den End-2-End-Prozess von der Reisebuchung bis zur Archivierung der abgerechneten Reise. Die Mitarbeiter sind Experten und Projektmanager mit langjähriger branchenspezifischer Erfahrung. Darüber hinaus kann TMC über Kooperationspartner weitere Expertise vermitteln.
Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen, eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin. Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen und Dresden angesiedelt. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.
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