Elektronisches Kassensystem – offene Ladenkasse – Kassenbericht – Einzelaufzeichnungen
Essen, 21. Juni 2017****Im vergangenen Jahr gab es ziemlich viel Verwirrung im Zusammenhang mit der Einführung des elektronischen Kassensystems: Ist die offene Ladenkasse weiterhin zulässig? Es gab Stimmen, meistens aus der Industrie, dass die offene Ladenkasse nicht mehr zulässig sein soll und nur das elektronische Kassensystem ab 1. Januar 2017 von der Finanzverwaltung anerkannt sein werde. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, weist darauf hin, dass die Gesetzgebung in diesem Zusammenhang sehr klar ist: Die offene Ladenkasse ist auch ab dem 1. Januar 2017 zulässig.
„Nachdem man gedacht hat, dass diese Diskussion mit Ablauf des Jahres 2016 beendet wäre, schürt jetzt die DATEV in ihrem Magazin aus Januar 2017 auf Seite 27 ff. wieder das Feuer. Die Veröffentlichung wurde von Hermann Pump verfasst und führt leider wiederrum zu umfangreichen und sinnlosen Diskussionen. Der Verfasser dieses Artikels vertritt die Auffassung, dass die offene Ladenkasse tot ist und nur die elektronischen Kassensysteme zulässig sind. Er begründet diese These mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, erklärt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.
Dazu merkt die Steuerberaterin an:
Was ist mit den vielen Einzelhändlern, die von ihrer Struktur her nicht über elektronische Kassensysteme verfügen? Was ist mit den vielen Händlern auf den Wochenmärkten, die Obst und Gemüse, Geflügel und Eier verkaufen? Was ist mit der Kneipe um die Ecke? Es wäre sicherlich unmöglich, in einer Kneipe jedes Bier einzeln in ein Kassenbuch einzutragen. Und denkt der Verfasser „weg von der offenen Ladenkasse“ auch einmal an die vielen (kleinen) Schausteller auf den Jahr- und Weihnachtsmärkten?
Die Oberfinanzdirektion Niedersachsen hat in ihrem Merkblatt für Unternehmer sinngemäß ausgeführt, dass ein Tageskassenbericht eine einzelne Auflistung der Buchungen ersetzen kann, wenn diese unzumutbar ist (wir nennen hier einmal beispielhaft das Bierzelt auf dem Oktoberfest).
Und Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz fügt hinzu: „Für das Kassenzählprotokoll gibt es ebenfalls keine wirklich festgeschriebene Rechtmäßigkeit. Wichtig ist nur, dass die Kasse auch stimmt, wenn der Betriebsprüfer kommt.“
Wörtlich heißt es in dem Merkblatt der Oberfinanzdirektion Niedersachsen unter Textziffer 3: „Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft, also jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jede Einlage und Entnahme mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls aufzuzeichnen. Zu erfassen sind, soweit zumutbar, Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners. Diese Verpflichtung besteht unabhängig von der Gewinnermittlungsart.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich die Tageseinnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen.
Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Ein mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellter Tageskassenbericht ist nicht gegen nachträgliche Änderungen geschützt und entspricht somit nicht den Vorschriften.
„Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Werden Einnahmen an verschiedenen Orten oder mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erzielt, ist jeweils eine gesonderte offene Ladenkasse zu führen“, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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